Berekend Veld in Excel gebruiken

[Merel 469]

Vanuit een oude maar gebruiksvriendelijke DOS database lukt het mij om alle records op een Excel-2010

werkblad te krijgen. Ik hoop met Excel op equivalente wijze even eenvoudig kunnen werken als met mijn eenvoudige oude database, wat twijfelachtig is.

Berekende velden in de oude (Dos) database :

In elk record staan enkele 'berekende' velden. Het resultaat van elke berekend veld wordt bekomen door verwerking van bepaalde input-velden van hetzelfde record. De formule voor verwerking van een berekend veld wordt hier slechts éémaal ingevoerd, bij het aanmaken van de database.

In Excel werkblad gaat het enigszins anders, vermoedelijk ingewikkelder

Voor zover ik kon uitmaken is een berekend veld slechts mogelijk, op voorwaarde dat de berekeningsformule telkens wordt herhaald op elke row (dus voor elke record). Maar dit gebeurt nog niet automatisch.

Anders gezegd : Wil men van elke record, in een kolom het resultaat van een 'automatische' bewerking van bepaalde input-gegevens zien staan, dan zal dit niet lukken omdat de nodige formule in de betreffende nieuwe rij (record) niet automatisch wordt ingevuld.

Momenteel kan ik geen automatische resultaten bekomen in een Excel kolom (het equivalent van 'berekende velden' als voorheen).

Ik weet ook wel dat "velden" een andere betekenis hebben in databases en werkbladen, maar de terminologie is nu eenmaal wat ze is.

Daarom enkele vragen over de database functies in Excel 2010

1. Kan het probleem worden opgelost in het 'werkblad' zelf ?

Bijvoorbeeld door gebruik van een input-formulier of met andere middelen ? Is het dan mogelijk om de formule slechts eenmalig in te voeren zodanig dat het voor elke rij automatisch wordt ingevuld ?

2. Of kunnen 'berekende velden' slechts uitsluitend worden gemaakt met gebruik van zogenaamde 'draaitabellen' ? Ik heb gemerkt dat in teksten (hier en/of elders) de term 'berekend veld' meteen hiermee wordt geassociëerd.

3. Of is er geen uitweg in Excel en moet men noodgedwongen beroep doen op het nog complexere Acces ?

Bedankt

6 november 2013 aangepast door Merel 469

[plx]

Je database bevatte toch meer dan één tabel?

Ik raad je aan om dit in MSAccess te proberen eerder dan in Excel.

Kan je eventueel een kopie van je exceldocument hier uploaden (met een beperkt aantal record en gewijzigde namen)? Dan hebben we een betere kijk op je probleem.

[Merel 469]

Hierbij een screenshot van een denkbeeldig Excel voorbeeld (dient slechts om probleem te illustreren).

Een berekend field (eigenlijk een vaste kolom) zou rechtstreeks resultaten moeten kunnen tonen van dezelfde bewerking (van een of meerdere input-gegevens) in elk record.

Ik bedenk zomaar iets : in de titel van de kolom een formule, welke zich automatisch nestelt in alle cellen van de onderstaande records bij het intypen van inputs ? Of het gebruiken van een invul-formulier? Of het gebruik van zogenaamde "draai-tabellen" ?

Ik hoop voldoende duidelijk te zijn.

Bedankt

Oeps ! De bijlage nog !

- - - Updated - - -

6 november 2013 aangepast door Merel 469

[plx]

Een berekend veld is zoals het woord doet vermoeden een veld dat wordt ingevuld op basis van één of meerder andere velden.

Dat kan een berekening zijn vb subtotaal = aantal * prijs of een andere bewerking vb email = Naam & Voornaam & "@pc-helpforum.be"

Hier in geval heb ik het gewoon opgelost met vertikaal.zoeken. De waarde die je in de eerste kolom intikt, wordt in het tweede tabblad opgezocht. De waarde van de kolom er naast wordt teruggegeven.

Maar allicht gaat je vraag veel verder dan dit. Heb je MsAccess op je pc staan?

Als dat zo is, probeer dan stap voor stap uit te leggen wat je dos-database deed, dan zet ik je op weg om dat in msaccess te doen. Ik vind msaccess zeker niet moeilijker dan Excel.

VertikaalZoeken.xlsx

7 november 2013 aangepast door plx
Bijlage vergeten

[popipipo]

Als je vert.zoeken gaat gebruiken zou ik voor deze formule gaan:

eng: =IFERROR(VLOOKUP(A2;categorien;2;0);"")
ned: =als.fout(vert.zoeken(A2;categorien;2;0);"")  [size=1](als ik hem goed vertaald heb)[/size]

[Merel 469]

Vriendelijk bedankt beste helpers.

Om mijn vraag wat duidelijker te preciseren rekening houdend met mijn vorderingen, poog ik het probleem nader te omschrijven :

Voor alle duidelijkheid, waar ik GEEN problemen mee heb

Naar analogie met die oude database wens ik een formulier te gebruiken waarin men de invoer van bepaalde gegevens (velden) kan intypen. Enkele hiervan dienen als bron-gegevens voor andere calculated fields.

(Vertikaal zoeken is een functie die ik eigenlijk reeds eerder heb gebruikt en volledig begrijp.).

Het is mij geen mysterie om een "formulier" te maken en ik heb daar ook geen problemen mee ondervonden in het opstellen of het gebruik er van.

Waar het mij niet lukt om een analogie gebruik met de database te verwezenlijken:

Berekende velden in Excel zijn uiteraard formules welke gebruik maken van data op dezelfde rij.

Op elke rij (in het gegevensbereik) moeten alle berekeningsformules van berekende velden aanwezig zijn.

Naar ik begrijp kunnen deze formules niet automatisch in het werkblad verschijnen.

Probleem dat inherent lijkt te zijn aan het gebruik een werkblad. Maar mogelijk op te lossen is ?

De vraag is of (bij de voorbereiding van het werkblad) er soms mogelijkheid is om de formules vanzelf te laten invullen in de rij op het moment dat men een nieuwe record invult.

Het zou omslachtig en onzinnig zijn om manueel de formule van berekende velden te moeten naar beneden slepen over 'aantal' rows (gegist aantal records)

Analoog met de oude database zouden dan in een Excel formulier (bij het invullen van een nieuw record) automatisch de resultaten zichtbaar zijn. Maar kan dat wel ?

Bij de oude database werd een berekend veld slechts één enkele maal ingegeven. Dat gebeurt bij het editeren van alle velden van een nieuwe database, dus inclusief de berekende velden.

Is dat mogelijk in Excel of is het overtappen naar Acces hierbij onvermijdelijk ?

Bedankt

[Merel 469]

.../... Maar allicht gaat je vraag veel verder dan dit. Heb je MsAccess op je pc staan?

Als dat zo is, probeer dan stap voor stap uit te leggen wat je dos-database deed, dan zet ik je op weg om dat in msaccess te doen. Ik vind msaccess zeker niet moeilijker dan Excel.

Goed te weten dat het voor U niet moeilijker is; De vraag is of het voor mij niet te moeilijk is. Misschien houdt het Alzheimer nog wat tegen ? Eigenlijk is dit minder nutteloos dan Sudoku's oplossen. M$Acces heb ik staan.

(in de Office2010 suite, welke de grootste miserie was aller tijden om bepaalde modules gewoon maar werkbaar te maken na installatie; en ik was zeker niet alleen in dat geval hoor).

Het zou wel kunnen dat ik later beroep doe op uw vriendelijk aanbod. Bedankt

[plx]

Moest je nu eens beginnen met een eenvoudige tabel te maken? Als je klaar bent, of vragen daarover hebt, zet je je resultaat hier en helpen we je verder op weg?

[Merel 469]

Moest je nu eens beginnen met een eenvoudige tabel te maken? Als je klaar bent, of vragen daarover hebt, zet je je resultaat hier en helpen we je verder op weg?

Ik had in antwoord #6 wel mijn best gedaan om het uit te leggen.

Maar met dit Excel2010 werkblad wordt mijn vraag hopelijk duidelijk.(url)

Vraag Berekend Veld.xlsx

[plx]

Dag Merel,

Je uitleg is heel uitgebreid. Wat je precies wilt bereiken voor mij uiteindelijk 'nog' niet. Ik zie wel hoe je het probeert op te lossen.

Heb een beetje geduld met me.

In bijlage vind je een database. Ik heb voor het oude formaat gekozen omdat ook anderen met een minder up-to-date versie dit verder kunnen volgen.

Als je die database opent, zal je twee objecten zien (linker kant)

Een is een tabel die afkortingen en omschrijvingen bevat. De ze kan je openen door er op te dubbelklikken en je kan er gegevens aan toevoegen.

Het tweede is een formulier dat voorlopig nog maar weinig doet.

Als je een afkorting uit de lijst haalt, word de overeenkomstige weergegeven.

Hopelijk heb je daar wat aan en kunnen we hiermee verder.

BerekendVeld.mdb