Formuliergegevens overzetten in access-tabel & excel-sheet

[svlsduran]

Ik ben bezig met een accessdatabase te creëren voor mijn werk in de automobielsector.

Ik wil aan de hand van een formulier:

1. de ene gegevens in verschillende tabellen binnen access verwerken

2. de andere gegevens in een bestaande excel tabel toevoegen (cellen verspreid)

3. een samenvattingsblad maken (tot op heden doe ik dit handmatig in excel)

Formulier:

Nu kan ik alles invullen in het formulier (gegevens voor keuzelijsten zijn al gelukt) maar nu wil ik dus deze gegevens kunnen opslaan zoals bovenstaand gezegd.

Onderaan wil ik dan 3 knoppen:

1. Opslaan van ingevulde gegevens in juiste tabel en sheet

2. Hoofding samenvattingsblad invullen en evt. mogelijks al afdrukken

3. Ingevulde gegevens terug wissen

Wie kan mij helpen aub?

[plx]

Maak een database met volgende tabellen tblOnderhoudFiches, tblKlanten, tblVoertuigen en tblActies. Voeg de velden toe aan deze tabellen en stop er wat gegevens in. Als je daarmee klaar bent, zet hier online en dan help ikje verder.

[svlsduran]

Ben ik dan verkeerd gestart? Dit is wat ik momenteel heb:

- Bestelde wagens (BB, CNR, Naam, Model, Uitvoering, Motor, Boîte, Kleur, Levering, Accessoires, Opm.)

- Bonussen - Ecobonus (Naam, CNR, Ecobonus {1 vd bonussen of 'acties')

- Bonussen - Fleet (als particulier maar dan voor fleet)

- Bonussen - Particulier ( Naam, CNR, verschillende bonussen waar bedrag moet inkomen in juiste kolom door het selecteren in het formulier)

- Listing - ... (de tabellen voor de keuzeformulier - dit omdat kleuren/bonussen/uitvoeringen etc. vaak veranderen)

- Verkoopdossiers (Naam, CNR, Verkoper 1, Verkoper 2, Verkoper 3)

Andere zijn nog irrelevant. De 3 tabellen van bonussen had ik wel liever naar excel gehad ipv access.

Kan ik op basis hiervan verder opbouwen of niet?

6 januari 2014 aangepast door svlsduran

[svlsduran]

Na heel wat opzoekwerk van VBA-codes op knoppen programmeren, vrees ik dat ik het mezelf te moeilijk maak.

Terug van start met een nieuw formulier heb ik nu dit en werkt perfect.

MAAR dit lukt me enkel voor slechts 1 tabel in te vullen (ook al hebben ze al relaties gelinkt aan elkaar).

De bedoeling is net dat ik vanuit 1 formulier alles kan invullen zodat ik 'Klant', 'CNR', etc niet bij iedere wagen 3 à 4 maal hoef te herhalen.

Wanneer ik een criteria uit een andere tabel ('In gerelateerde tabellen beschikbare velden:' rechts) wil toevoegen aan het huidige formulier, dan wordt m'n formulier wit en zie ik niets meer staan. Nu zit ik dus hier blok.

Zijn mijn relaties verkeerd gecreëerd of is dit gewoon niet mogelijk op deze manier?

[plx]

Is het niet mogelijk de database zelf hier te posten (maak een kopie en maak de tabellen leeg als daar persoonlijke info in staat)?

Je hebt al heel wat tabellen en niemand hier kan je inschatten hoe de relaties tussen je tabellen zijn.

Ik heb het gevoel dat je heel gestructureerd werkt.

[svlsduran]

Hierbij de database zonder privégegevens tot nu toe. Wist niet dat je die hier kon plaatsen, daarmee...

Hoop dat je hierdoor er wat meer inzicht in krijgt.

Samenvattingsblad waarvan de hoofding graag automatisch wordt ingevuld heb ik hier ook bij gestoken.

Bestelbons - Samenvattingsblad.xlsx

Wagens 2014 - pchelpforum.accdb

[plx]

Wat je al gemaakt hebt, is prima te gebruiken.

Als ik wat wijzig zal ik dat steeds in kleine stapjes doen zodat je kan volgen wat er precies verandert.

Ik heb de keuzerondejes(steve...Hans) van je formulier weggehaald en vervangen door een keuzelijst waar je nu de verkoper/behandelaar van het dossier/... kan kiezen zodat iedereen makkelijk een lijstje kan opvragen van eigen dossiers.

De bedoeling van een formulier is NOOIT dat je dat zou wissen. Al wat je daar doet wordt meteen weggeschreven naar de tabel Bestellingen. Dat gebeurt automatisch.

Helemaal onderaan zie je navigatieknoppen. Nu heb je 2 records. Wil je er een nieuw aanmaken, dan klik je gewoon op het pijltje met ster onderaan je formulier.

Je hebt daar |< < 1 van 2 > >| en daarnaast >* met deze knop maak je een nieuw leeg record.

Een paar vraagjes:

Mss vertel je best even waarvoor de database moet dienen?

Wat is een SNR (het serienummer van het voertuig?)

Kan een zelfde SNR op verschillende Bestelbons voorkomen? (kan een wagen teruggenomen worden en aan een ander verkocht/geleased worden?)

Eén klant kan meerdere wagens hebben?

Kan een wagen meerdere bonussen hebben?

Ik heb je bestand herbenoemd en gecomprimeerd. Rechts klikken op het accessbestand en dan klikken kopiëren naar gecomprimeerde map.

Op die manier zal je bestand veel kleiner worden (56kb ipv 900kb). Uitpakken doe je door dit bestand te downloaden, er rechts op te klikken en dat 'Alles uitpakken' te kiezen.

wagens_20140108.zip

[svlsduran]

Wat je al gemaakt hebt, is prima te gebruiken.

Een paar vraagjes:

Mss vertel je best even waarvoor de database moet dienen?

Deze dient voor het bijhouden van de bestelde wagens die nog niet geleverd zijn met alle bonussen, maandoverzicht van wie wat verkocht heeft, controlesysteem voor ontvangen van bonussen, etc.

Wat is een SNR (het serienummer van het voertuig?)

Kan een zelfde SNR op verschillende Bestelbons voorkomen? (kan een wagen teruggenomen worden en aan een ander verkocht/geleased worden?)

CNR komt van commissienummer. Dit is een identiteitsnummer binnen het merk over heel de wereld. Het nummer is uniek tot ze terug aan 1.000.000 wagens zitten (minstens dus enkele jaren). Deze kan dus perfect dienen als primaire sleutel aangezien ik ieder jaar een nieuw bestand gebruik.

Eén klant kan meerdere wagens hebben?

Uiteraard! Hoe meer, hoe beter ;-)

Kan een wagen meerdere bonussen hebben?

9/10 hebben ze minstens 2 bonussen. In sommige gevallen tot 5 of meer, maar die uitzonderlijke gevallen kan ik dan nog altijd manueel in de tabel steken.

Tot nu toe ben ik perfect mee, ook met de logica van de keuzelijst ipv -rondje en het principe formulier en records.

Enkel denk ik dat de tabel die je hebt gecreëerd, reeds in de database stond (Listing - Verkopers) ?

De tabel Verkoopsdossiers is gelijkaardig, maar hier hebben we graag dat het bestelbonnummer centraal staat en ook zo chronologisch staat.

Kloppen de relaties hoofdzakelijk?

De knop 'Opslaan' & 'Velden resetten' mogen dus gewist worden?

Of is zoeen knop 'Opslaan' nog altijd nodig om gegevens van een formulier in access naar een tabel in excel te brengen?

Nu staan de gegevens inderdaad in de tabel 'Bestelde wagens' maar door dit formulier zou nu ook de tabel 'Bonussen - Particulier', 'Bonussen - Ecobonus' & 'Verkoopdossiers' moeten aangevuld worden..

[plx]

Je hebt gelijk wat die 'Listing Verkopers' betreft (zou je er slagen om het formulier aan te passen zodat er Verkoper1,Verkoper2,..) in de lijst verschijnt?

.

Alle tabellen waarvan de naam start met Bonussen moeten weg.(Die gegevens worden straks via een query opgehaald. Maak je geen zorgen als dit je nu nog niets zegt)

In dat geval mis ik dus een tabel Klanten. (Klantnummer, naam, voornaam,..... allicht heb je deze lijst in excel al en kan je deze importeren?)

In De tabel BesteldeWagens moet een veld Klantnummer komen. Als dat gebeurd is, moet je een relatie tussen die twee tabellen maken.

Zet je database hier weer online als je zover bent?

[plx]

Ik ben zo vrij geweest om intussen zelf een klantentabel aan te maken. Ik heb de relaties er uit gebonjourd en nieuwe (één op veel relaties gelegd). Mocht je daar vragen over hebben, dan hoor ik het wel.

BB Was in de tabel 'Verkoopsdossiers' Numeriek en in de tabel 'Bestelde wagens' tekst. Ik heb ze voorlopig beiden numeriek gemaakt.

Een BB wordt aangemaakt door verkoper. Nu kan je bij 'relaties' zien dat één klant veel wagen kan hebben en dat één verkoper meerdere verkoopsdossiers kan hebben.

In de tabel Bestelde wagens mag VerkoopID weg want we weten al via het verkoopsdossier wie dat is.

Elk jaar een nieuw bestand is een slecht id. Databasers gooien nooit gegevens weg. Op die manier zou je later gegevens kunnen bijhouden wie de betere verkoper is, welk model in de lift zit, ....

Voor mijn part kan je dat CRN nummer behouden maar ik zou toch op zoek gaan naar een uniek nummer per wagen.

wagens_20140109.zip