Formuliergegevens overzetten in access-tabel & excel-sheet

[svlsduran]

Je hebt gelijk wat die 'Listing Verkopers' betreft (zou je er slagen om het formulier aan te passen zodat er Verkoper1,Verkoper2,..) in de lijst verschijnt?

Dat weet ik hoe dit moet. 'Gegevens' -> 'Rijbron'.

Alle tabellen waarvan de naam start met Bonussen moeten weg.(Die gegevens worden straks via een query opgehaald. Maak je geen zorgen als dit je nu nog niets zegt)

In dat geval mis ik dus een tabel Klanten. (Klantnummer, naam, voornaam,..... allicht heb je deze lijst in excel al en kan je deze importeren?)

Ik heb hier geen tabel van. Dit wordt in een centraal programma bewaart waar iedereen in onze garage toegang tot heeft.

In De tabel BesteldeWagens moet een veld Klantnummer komen. Als dat gebeurd is, moet je een relatie tussen die twee tabellen maken.

Ik heb zo meer en meer het gevoel dat alles in 1 tabel zal te komen staan en van daaruit 'ondertabellen' zullen gemaakt worden met de benodigde velden. Klopt dit of ben ik mis?

[svlsduran]

BB Was in de tabel 'Verkoopsdossiers' Numeriek en in de tabel 'Bestelde wagens' tekst. Ik heb ze voorlopig beiden numeriek gemaakt.

Deze mag terug op tekst komen. BB-nr is meestal numeriek maar kan ook vb 'DEMO 5' zijn of 'OW 5' (demo-wagens & occassiewagens). Ik kan het wel niet aanpassen, krijg een foutmelding...

Een BB wordt aangemaakt door verkoper. Nu kan je bij 'relaties' zien dat één klant veel wagen kan hebben en dat één verkoper meerdere verkoopsdossiers kan hebben.

In de tabel Bestelde wagens mag VerkoopID weg want we weten al via het verkoopsdossier wie dat is.

Is gebeurd.

Elk jaar een nieuw bestand is een slecht id. Databasers gooien nooit gegevens weg. Op die manier zou je later gegevens kunnen bijhouden wie de betere verkoper is, welk model in de lift zit, ....

Deze gegevens blijven bewaard op onze server maar ik wil het overzichtelijk houden, alsook de bestandsgrootte.

Voor mijn part kan je dat CRN nummer behouden maar ik zou toch op zoek gaan naar een uniek nummer per wagen.

Uniek nummer is voor mij geen probleem al wil ik het wel niet verwarrend maken zodat er rap zicht is wat het BB-nr is en wat het uniek nummer dan is.

Zoals eerder gezegd in vorige reactie hebben wij een centraal systeem waar alles wordt bewaard. Deze tabel dient enkel om mij te helpen van bestelling tot aflevering. Eenmaal die afgeleverd is mag die in een tabel archief komen voor de rest van het jaar(eenmaal aangevinkt als geleverd in tabel bestelde wagens). Als ik dus de wagens van een klant wil kennen of welke wagens van dat type we in vloot hebben bij de klanten, neem ik het centraal systeem.

Als de tabel 'Klanten' dus niet broodnodig is om het geheel te maken, mag deze dus in mijn geval weg.

Wat heb je nu concreet gedaan zodat de gegevens van de tabel 'Bestelde Wagens' in de tabel 'Verkoopdossiers' & 'Klanten' zijn gekomen?

Ik zie dat onder die ene klant de 2 records onderstaan, heb je dit manueel gedaan?

Ik merk op dat de '+' links in de tabel verdwenen is bij alle listings, hoe krijg ik die terug?

Dit vind ik handig als we een bepaalde uitvoering moeten tonen aan een klant dat ik direct kan zien als we die hebben staan bij ons in de garage.

wagens_20140109.zip

[plx]

Als je nu kijkt naar de relaties zie je dat ik de bonussen heb gekoppeld zoals jij dat zag.(Daar zou nog een tabel BonussenEcoPerVerkoopsdossier moeten bijkomen)

Ik zou het liever anders doen. Met één tabel Bonussen (kijk eens naar deze structuur nummer, type(Fleet,Particulier of Eco), en omschrijving) dan moet er maar één bonustabel gekoppeld worden aan Verkoopsdossiers.

Dat zou veel vereenvoudigen. Als dat voor jou Ok is, vul de tabel Bonussen aan(met eco bonussen), verwijder bij relaties alle relaties naar bonussen (zoals ze nu staan bij relaties) en maak de éne nieuwe relatie.

Als jij die tabel liever 'Listing - Bonussen' wilt noemen dan wijzig je de naam maar.

Daarna mogen volgende tabellen weg: Listing -Bonus Fleet, Listing - Bonus Particulier, Bonussen -Ecobonus, Bonussen- Fleet, Bonussen Pariculier.

Maak je nog geen zorgen over het niet zien van de listings, modelen, Motorisatie enz...dat komt wel op het formulier straks.

Klanten doen we eventueel later weer weg als jij dat wilt.

Wat heb je nu concreet gedaan zodat de gegevens van de tabel 'Bestelde Wagens' in de tabel 'Verkoopdossiers' & 'Klanten' zijn gekomen?

Ik zie dat onder die ene klant de 2 records onderstaan, heb je dit manueel gedaan?

Ik heb er idd voorlopig één fictieve klant in gestoken.

wagens_20140110.zip

[svlsduran]

Ik zou het liever anders doen. Met één tabel Bonussen (kijk eens naar deze structuur nummer, type(Fleet,Particulier of Eco), en omschrijving) dan moet er maar één bonustabel gekoppeld worden aan Verkoopsdossiers.

Wegens overzichtelijkheid had ik graag de 3 verschillende tabellen behouden. Ook zou ik liever hebben dat 1 record alle bonussen bevat zoals vooropgesteld.

Is het een grote klus om deze bonussen ipv in access deze in een excel-sheet te steken? Dit zou nog het meest ideale zijn.

Klanten doen we eventueel later weer weg als jij dat wilt.

Graag want anders blijft het terug niet zo overzichtelijk meer.

Belangrijk is dat ik nu de bewerking snap van hoe de tabellen en formulieren aan elkaar gelinkt worden en de info aan elkaar doorgeven.

Daarna zal ik dan zelf een 2e formulier maken gelijkaardig aan deze van nu maar dan specifiek voor fleetklanten (iets concretere gegevens).

Zo zie ik ook op het einde van de oefening als ik alles begrepen heb.

Integratie met Excel zou super zijn mocht dit kunnen. Zo kan de boekhoudster dezelfde tabel blijven raadplegen voor de bonussen omdat ze daar ook berekeningen in maakt en zo haar gebruikelijke omgeving heeft.

[plx]

Dan zal je idd een Exceller moeten vinden die dat probleem voor jou uitvogelt. Mijn kennis van Excel is vrij beperkt.

Toch leuk dat je de moeite deed om te volgen.

In begrijp niet dat als er een centraal systeem is waar dat wordt bijgehouden, er zo geen Excellijst kan gegenereerd worden?

[svlsduran]

Dan zal je idd een Exceller moeten vinden die dat probleem voor jou uitvogelt. Mijn kennis van Excel is vrij beperkt.

Toch leuk dat je de moeite deed om te volgen.

Dan zal ik het voorlopig gebruiken vanuit de database en kijk ik later wel hoe dit kan geconverteerd worden. Ik denk eenmaal die in een tabel in access staan, het een heel pak eenvoudiger is om deze naar excel over te zetten.

In begrijp niet dat als er een centraal systeem is waar dat wordt bijgehouden, er zo geen Excellijst kan gegenereerd worden?

Het centraal systeem is totaal onafhankelijk van mijn werkdocumenten. Dit is een programma voor alle klanten & voertuigen met de mogelijkheid om de daaraan gelinkte documenten te maken (facturen, werkfiches, etc.). Wie de wagen verkocht heeft, de bonussen, etc. worden niet verwerkt in dat programma en daar is ook geen mogelijkheid toe. Daarom dat ik deze werkdocumenten hanteer.

Help je mij nog steeds verder - zonder rekening te houden met excel-integratie - om de database te vervolledigen dat alles daar in komt aub?

Voor de bonussen dan met de 3 verschillende tabellen en binnen de tabel alle bonussen van 1 wagen op 1 record als dat kan.

[plx]

Ik wil je idee absoluut niet ondermijnen he. Ik begrijp de opzet van de database dan niet. Waarom maak je dan geen Excelsheet met kolommen als in tabel Bestelde Wagens?

Voeg daar nog de bonussen aan toe (kolommen naast elkaar) en je kan in Excel draaitabellen maken.

Waarom staan er velden als Leasing/Bedrijf/Naam in je tabel als je geen klantentabel wilt?

Kan je centraal programma Excel lijsten genereren?

Heb wat geduld met me hé... ik kan moeilijk inschatten wat je situatie is.

Ik wil je natuurlijk wel helpen maar mss zijn er andere wegen die beter zijn?

[plx]

Bekijk dit eens.

Gegevens ingeven doe via frmVerkoopsDossier. Dit formulier heeft een subformulier dat waar je de bonussen kunt bijhouden.

Het resultaat vind je in Verkoopsdossiers Query. Deze query kan je (uitbreiden als je dat wilt) eenvoudig exporteren (via het menu 'Externe Gegevens'/Exporteren/Excel) naar een exceldocument.

Met een draaitabel heb je dan per klant of BB wat ik denk dat jij wilt.

wagens_20140112.zip

[svlsduran]

Ik heb even mijn werkdocumenten bewerkt en al de namen verwijderd wegens privacy.

Deze documenten gebruik ik in functie van de bestelling tot de aflevering van de wagen.

Hierbij moet ik constant de naam en het commissienummer (CNR) herhalen + soms ook nog andere gegevens.

Bestelde wagens & hoofding samenvattingsblad is exact hetzelfde 2x typen.

Ook moet ik alles typen en kan ik in access gemakkelijk een keuzeformulier gebruiken (meer muis & minder toetsenbord; dus minder fouten).

Waarom ik dus gestart ben met de access-database, is dat ik dacht dat dit de enigste manier was om alles vanuit 1 blad naar verschillende tabellen over te brengen. En uiteraard zo op die manier ook heel veel tijd te besparen.

Hopelijk heb je nu wat beter inzicht in mijn bedoelingen.

[ATTACH]29859[/ATTACH]

PC-Helpforum werkdocs.zip

[svlsduran]

@plx:

Kan je mij nog verder helpen aub?

Begrijp je door mijn laatste post wat meer wat de bedoelingen zijn van mijn documenten?