Word sjabloon - aantal woorden limiteren

[MarleenPVBB]

Een collega van mij heeft een word sjabloon ontwikkelt dat gebruikt moet worden door verschillende personen die dit allemaal moeten invullen.

Daarna gaat zij de ingevulde versies samenvoegen tot 1 document.

Om te voorkomen dat mensen ellenlange documenten schrijven zou ze graag een limiet instellen op het aantal woorden dat ze mogen gebruiken.

Is dit mogelijk in een sjabloon?

 

Marleen

[alpha]

Er is wel wat te bedenken. 

 

1. Het eerste dat je kunt doen: kijk of onderaan in de taakbalk "Woorden: ...."  zichtbaar is (met op de plaats van de punten het aantal woorden dat het document op dat moment bevat). Als het niet zichtbaar is, klik dan met de rechtermuisknop op de taakbak en vink aan: "Woorden tellen". Je deelt daarna aan de gebruikers mee dat hun tekst een bepaald aantal woorden niet mag overschrijden en dat ze dat aantal onderaan constant in de gaten kunnen houden. Dat geeft geen hinder, is het meest gebruiksvriendelijke, en er hoeft niet in het document te worden ingegrepen.

 

2. Als gebruikers met dat redelijke verzoek geen rekening willen houden en je beslist de lengte van hun tekst wil beperken, dan kun je het volgende overwegen:

- Bij openen van het document een bericht laten weergeven met daarin vermeld het maximale aantal woorden dat ze mogen gebruiken.

- Daarna: om de zoveel minuten een bericht laten weergeven met daarin vermeld het aantal woorden dat het document op dat moment bevat, of het aantal woorden dat nog mag worden gebruikt (al naargelang wat je wil).

Dat is wat dwingerder dan optie 1, maar de gebruiker kan nog altijd verder werken.

 

3. Het document automatisch laten opslaan en afsluiten als het maximale aantal te gebruiken woorden is overschreden. Dat is niet aan te bevelen, want na opnieuw openen van het document (door wie dan ook) wordt het dan meteen weer opgeslagen en gesloten.

 

 

 

 

[alpha]

In de bijlage een voorbeeld.

1. Bij openen wordt aangegeven hoeveel woorden er nog mogen worden ingevoerd. Als er nog niets is ingevoerd zijn er dat in dit voorbeeld slechts 50.

2. Om de 30 seconden wordt de melding herhaald.

3. Als het aantal nog in te voeren woorden minder dan 10 bedraagt, wordt gevraagd om het document op te slaan en af te sluiten (maar als de gebruiker wil doorgaan met typen, dan blijft dat mogelijk).

De getallen 50, 30 seconden, en 10 moet je aanpassen aan jouw situatie. Wat je best kunt kiezen, is afhankelijk van de lengte van de toegestane tekst. Om de 30 seconden een bericht laten verschijnen is natuurlijk veel te vaak (daar ergert iedere gebruiker zich blauw aan), maak daar bv. 10 minuten van of langer, de timevalue wordt dan bv. "00:10:00" .

NB: Omdat .docm-bestanden niet kunnen worden toegevoegd, is het Wordbestand ingepakt in een zipfile.

MarleenPVBB.zip