Opslaan Excel bestand

[Harry Terken]

Goedemorgen

Ik heb een excel boekhoudbestand gemaakt. Het bestaat uit 20 werkbladen met de nodige berekeningen.

Normaal geeft de verkenner aan dat dit bestand ca 6,2 mb groot is. 

Nu heb ik het bestand aangepast door 2 overbodige kolommen met btw formules te verwijderen uit het werkblad Bankinkomsten.

Als ik nu het bestand opsla dan is het 824kb groot.  

Toch zie ik alle werkbladen als voorheen.

Hoe kan dit, kan ik wel verder met dit veel kleiner opgeslagen bestand?

Heb ik per ongeluk iets verkeerd gedaan. Ik werk er al 3 jaar mee.

 

 

 

 

 

 

 

[alpha]

Niks verkeerd gedaan denk ik. Probeer volgende mogelijkheden (1 voor 1).
1.
Als je bestand een .xls-bestand is (dan is het gemaakt in Excel 2003 of een nog eerdere versie van Excel), sla het dan eens op als .xlsx-bestand.

 

2.
Excel heeft soms/vaak veel meer rijen en kolommen in gebruik dan op het oog lijkt. Doe bij het grote bestand het volgende:
Selecteer de eerste niet-in-gebruik-zijnde kolom door boven de kolom 1 x op de kolomletter te klikken. Druk dan de CTRL- én Shifttoets in en houd die beide ingedrukt terwijl je 1 x op de pijltje-naar-rechts-toets drukt. Alle niet in gebruik zijn de kolommen worden dan geselecteerd. Kies dan in het menu: Start - klik in de groep "Cellen": Verwijderen - Bladkolommen verwijderen.
Hetzelfde voor de rijen: Klik in het blad onder je gegevens op het eerste niet in gebruik zijnde rijnummer (er wordt dan 1 rij geselecteerd). Druk dan de CTRL- én Shifttoets in en houd die beide ingedrukt terwijl je 1 x de pijltje-naar-beneden-toets drukt. Alle niet in gebruik zijn de rijen worden dan geselecteerd. Kies dan in het menu: Start - klik in de groep "Cellen": Verwijderen - Bladrijen verwijderen.

EWr lijkt nu niets gebeurd, maar als je het bestand hebt opgeslagen zul je zien dat het in omvang kleiner is geworden (hoeveel is vooraf niet te zeggen, dat is afhankelijkvan de bewerkingen die ermee gebeurd zijn).

 

3.
Sla het bestand op als .xlsb-bestand.
Dat zal vrijwel zeker voor een (enorme) verkleining in MB's zorgen.
 

Laat het resultaat van bovenstaande handelingen eens weten aub.

[Harry Terken]

Hallo Alpha

 

Bedank voor uw reactie. 

Ik werk met Excel 2016

 Mijn bestanden worden dus opgeslagen als xlsx bestand. De optie die je hierboven noemt kende ik niet maar is leuk meegenomen.

Het probleem is niet zo zeer de grote omvang van het bestand. Ruimte genoeg op de harde schijf.

Ik vind het vreemd dat wanneer ik uit een bestand van 6.2 mb twee gevulde kolommen verwijder, omdat ik weet dat ze verder in het spreadsheet niet meer gebruikt worden, dat dan de grootte van het bestand op schijf in één keer verlaagd wordt tot 824 kb.

Vervolgens merk ik dat tijdens het gebruik van het kleinere bestand geen gegevens ontbreken.

Ik was een beetje bang om gegevens te zijn kwijtgeraakt. Dat is niet zo en ik heb natuurlijk nog wel een back-up van het goede bestand.

Kan het inderdaad dat er gebeurt wat ik hierboven beschrijf? Heeft u dat eerder meegemaakt?

Groet

 

[alpha]

Ja hoor, dat kan, alhoewel ik het zelf nooit in die mate heb meegemaakt.

Het zou interessant zijn als je eens zou uitvoeren wat ik onder de punten 2 en 3 schreef (niet tegelijkertijd maar afzonderlijk).

Als punt 2 effect heeft, dan is dat een sterke aanwijzing dat er ongebruikte rijen en kolommen door Excel in beslag worden genomen.

Uitvoering van punt 3 zal sowieso voor verkleining van het bestand zorgen.

[Harry Terken]

Hoi Alpha,

 

Ik heb je opties om lege kolommen en rijen te verwijderen geprobeerd.

Goed gelukt en handige mogelijkheden.

Bedankt 

 

[alpha]

Het zou natuurlijk interessant zijn om te vernemen (niet alleen voor mij, maar ook voor anderen die dit topic lezen) welk effect

de vermelde handelingen precies hadden (de grootte van het Excelbestand vóór en ná).