flow plannen vergaderzalen

[rco]

Beste,

 

Ik ben op zoek naar een vlotte manier om vergaderzalen te reserveren.

Op dit moment werken we met gedeelde mailboxen per zaal. µ

Als iemand een zaal wil reserveren nodigen we de te reserveren zaal mee uit in ons vergaderverzoek.

De medewerkers van het secretariaat krijgen dan in hun gedeelde mailbox het vergaderverzoek (op naam van de zaal) binnen en keuren goed of verplaatsen de vergadering naar een andere zaal.

 

Is volgens mij nog steeds de beste manier.

Ik zou echter hierin nog eveneens zaken willen automatiseren.

Naast het reserveren van de zaal, doen we nog apart een mail of er bij deze vergadering extra's nodig zijn. Dit gaat van koffie voorzien, broodjes bestellen, presentatieaparatuur,... .

 

Is er binnen Outlook, of binnen O365 (Flow?), een mogelijkheid om ergens een soort van checklist of flow op te starten die de mogelijke extra's gaat weergeven en meegeeft in het vergaderverzoek naar de medewerker van het secretariaat?

Ik kan natuurlijk in het vergaderverzoek deze zaken gaan opsommen, maar mijn externe contact heeft hier geen boodschap aan.  

 

Wij werken met een Active Directory die gesynct is met een Citrix-omgeving en een E3 Office 365.

 

Alvast bedankt voor jullie denkwerk